Jakie informacje musi zawierać każda procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów pracodawca w procedurze zgłoszeń musi zawrzeć następujące elementy:
- wskazanie, kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych. Może to być podmiot zewnętrzny oferujący outsourcing obsługi zgłoszeń sygnalistów, ale może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury organizacji;
- wskazanie wewnętrznych kanałów zgłoszeniowych, za pośrednictwem których sygnalista może dokonywać zgłoszenia naruszenia prawa;
- określenie, kto w ramach struktury organizacyjnej upoważniony jest do podejmowania działań następczych. Powinna to być osoba lub jednostka organizacyjna zapewniająca bezstronność;
- informacja, czy możliwe jest dokonywanie zgłoszeń anonimowo i jaki jest tryb postępowania z takimi zgłoszeniami;
- zapewnienie, że sygnaliście przekazane zostanie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od jego otrzymania;
- zapewnienie, że na skutek dokonanego zgłoszenia podjęte zostaną działania następcze przez upoważnioną osobę lub jednostkę organizacyjną;
- wskazanie maksymalnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczającego 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia;
- zamieszczenie zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Opcjonalne elementy procedury zgłoszeń
Procedura dokonywania zgłoszeń może zawierać także dodatkowe elementy:
- rozszerzenie katalogu naruszeń, które sygnalista może zgłaszać, względem tych wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów;
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności organizacji, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
- wskazanie, że w każdym przypadku sygnalista może zgłosić informację o naruszeniu prawa również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
W celu prawidłowego wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych należy przeprowadzić konsultacje procedury z zakładową organizacją związkową albo – jeżeli taka nie działa w organizacji – z przedstawicielami osób świadczących pracę.
Więcej informacji o konsultacjach i sposobie przyjęcia procedury znajdziesz w kolejnym wpisie na blogu.
Sprawdź!
Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów
