Kogo można upoważnić do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych?
Do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów może zostać upoważniona:
- wewnętrzna jednostka organizacyjna pracodawcy, czyli na przykład dział kadr, HR, dział compliance,
- osoba w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej pracodawcy – ważne jest, że nie trzeba w procedurze wymieniać tej osoby z imienia i nazwiska, wystarczające jest wskazanie stanowiska pracy, np. specjalista ds. compliance,
- zewnętrzny podmiot – w ramach tzw. outsourcingu obsługi sygnalistów, może to być niezależna firma zewnętrzna, która zapewni przyjmowanie i obsługę zgłoszeń sygnalistów.
Jakie warunki powinny spełniać osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych?
Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych wiąże się z pozyskaniem poufnych informacji zawartych w treści zgłoszenia sygnalisty, uzyskaniem dostępu do danych osobowych oraz informacji na temat tożsamości sygnalisty. Niezwykle istotne jest więc, żeby osoba lub podmiot upoważniony do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń sygnalistów gwarantowały zachowanie tajemnicy i przestrzeganie procedur dotyczących danych osobowych. W razie powierzenia przyjmowania zgłoszeń podmiotowi zewnętrznemu w ramach outsourcingu należy upewnić się, że firma taka dysponuje odpowiednimi rozwiązaniami technicznymi i organizacyjnymi zapewniającymi zgodność tych czynności z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
Wymogi formalne upoważnienia osoby do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów
Jeżeli pracodawca zdecydował się upoważnić do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych określoną osobę, to koniecznym jest udzielenie jej pisemnego upoważnienia. Podobnie w przypadku, gdy do przyjmowania zgłoszeń wyznaczona została dana komórka organizacyjna, np. dział, zespół itp., obowiązkiem pracodawcy jest udzielenie pisemnych, indywidualnych upoważnień dla każdej z osób, które w ramach danej komórki organizacyjnej będą zaangażowane w przyjmowanie zgłoszeń.
W razie powierzenia przyjmowania zgłoszeń firmie zewnętrznej obowiązkowe jest zawarcie z nią odpowiedniej umowy, na podstawie której zostanie powierzona jej obsługa zgłoszeń. Elementem umowy powinna być także umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z RODO.
Zakres obowiązków osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów
Obowiązki osoby upoważnionej będą różnić się w zależności od tego, czy upoważniono kogoś z wewnątrz organizacji, czy podmiot zewnętrzny w ramach outsourcingu. Obowiązki te mogą obejmować w szczególności:
- obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia sygnaliście w terminie 7 dni od wpływu zgłoszenia;
- dokonanie wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
- kontakt z sygnalistą w razie potrzeby uzupełnienia braków formalnych zgłoszenia;
- przekazanie zgłoszenia osobie upoważnionej do podejmowania działań następczych;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Osoba upoważniona zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych.
Sprawdź!
Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów
