Działaniami następczymi może być także postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wszczęcie innego właściwego postępowania, wprowadzenie odpowiednich procedur lub zamknięcie zgłoszenia w ramach wewnętrznego postępowania.
Kto powinien dokonywać działań następczych w organizacji?
Działania następcze powinny być dokonywane przez bezstronną jednostkę organizacyjną lub osobę z wewnątrz firmy. W odróżnieniu od przyjmowania zgłoszeń sygnalistów w tym przypadku przepisy nie przewidują możliwości wyznaczenia zewnętrznego podmiotu, który przejmie całą odpowiedzialność za proces dokonywania działań następczych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wesprzeć się doradztwem zewnętrznego eksperta, ale za podejmowanie działań następczych w firmie powinna być odpowiedzialna osoba lub jednostka z wewnątrz firmy.
Jeżeli do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów wyznaczono osobę lub jednostkę z wewnętrznej struktury organizacyjnej firmy, to ta osoba lub jednostka może zostać także wyznaczona do podejmowania działań następczych, ale pod warunkiem, że zapewnia bezstronność.
Wymogi formalne wyznaczenia osoby lub jednostki do podejmowania działań następczych
Wyznaczona osoba lub osoby powinny otrzymać od pracodawcy stosowne pisemne upoważnienie. Konieczne jest zadbanie o to, aby osoby wyznaczone posiadały także upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, do których dostęp pozyskają w związku z podejmowaniem działań następczych.
Osobę lub podmiot wyznaczone do podejmowania działań następczych należy wskazać w procedurze ochrony sygnalistów.
Obowiązki osoby lub jednostki wyznaczonej do podejmowania działań następczych
Do zadań wyznaczonych osób należy podejmowanie działań następczych zgodnie z procedurą określoną przez pracodawcę. Ponadto osoby takie są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych, które pozyskały w związku ze zgłoszeniami sygnalistów i podejmowaniem działań następczych. Obowiązek ten trwa również po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku, na podstawie którego wykonywana jest praca na rzecz organizacji.
Sprawdź!
Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów
Obowiązki pracodawcy: Wyznaczenie osoby lub podmiotu przyjmującego zgłoszenia sygnalistów
