Wymagane jest zapewnienie co najmniej jednego kanału zgłoszeniowego: ustnego lub pisemnego, w tym elektronicznego. W praktyce kilka kanałów zgłoszeniowych może funkcjonować jednocześnie, a wybór odpowiednich sposobów dokonywania zgłoszeń zależy od specyfiki organizacji.
Zgłoszenia ustne
Decydując się na przyjmowanie zgłoszeń ustnych, należy zapewnić możliwość ich składania telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. platformy do wideokonferencji). Jeżeli linia jest nagrywana, za zgodą sygnalisty można nagrać rozmowę lub sporządzić dokładną transkrypcję takiej rozmowy. W przypadku braku nagrywania linii sporządza się protokół z rozmowy, który następnie może zostać sprawdzony i poprawiony przez sygnalistę.
Spotkanie z sygnalistą
Sygnalista na swój wniosek może dokonać zgłoszenia ustnego podczas bezpośredniego spotkania, które powinno się odbyć w terminie 14 dni od otrzymania takiego wniosku. Zgłoszenie dokonane podczas spotkania może być udokumentowane w formie nagrania albo protokołu ze spotkania. W tym przypadku również sygnalista może dokonać sprawdzenia i poprawienia protokołu.
Zgłoszenia pisemne lub elektroniczne
W praktyce najwygodniejszym i najpopularniejszym kanałem zgłoszeniowym jest kanał elektroniczny. Do zgłoszeń elektronicznych służy najczęściej odpowiedni formularz internetowy lub aplikacja. Możliwe jest też przyjmowanie zgłoszeń za pośrednictwem skrzynki mailowej, ale w takim przypadku trudniej spełnić wymogi bezpieczeństwa.
Jakie wymagania powinny spełniać kanały zgłoszeniowe?
Kanały zgłoszeniowe powinny być bezpieczne i poufne, powinny chronić poufność sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Z tego powodu kanał zgłoszeniowy w postaci skrzynki e-mail może nie spełniać wymogów bezpieczeństwa, ponieważ zwykle do skrzynek e-mail w organizacji mają dostęp także służby informatyczne. Ważne także, aby kanały zgłoszeniowe były intuicyjne, łatwe w obsłudze i dostępne 24 godziny na dobę.
Sprawdź!
Obowiązki pracodawcy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów
